COMPLIANCEBERATUNG
Compliance steht für die Einhaltung von Recht und Gesetz. Für den Privatmann ist dies in aller Regel unproblematisch, da er das Risiko seines Handelns und die damit für ihn verbundenen Konsequenzen kennt. In der arbeitsteiligen Welt des Unternehmens sieht dies jedoch ganz anders aus.
Selbstverständlich haftet hier auch jeder für sein eigenes Handeln. Zusätzlich haftet jedoch ggfs. auch das Unternehmen und seine Leitung für übertragene und delegierte Aufgaben. Zwar gibt es in Deutschland kein Unternehmensstrafrecht, allerdings vermittelt das Ordnungswidrigkeitsrecht sowie einige Spezialvorschriften gleichwohl eine Haftung eines Unternehmens für Fehlverhalten ihrer Mitarbeiter. Ebenso haften Vorstände und Geschäftsführer für Rechtsverstöße aus dem von ihnen geführten Unternehmen.
Aus diesem Grund ist es für jedes Unternehmen essentiell, zu erkennen, an welchen Stellen überhaupt Rechtsverstöße begangen werden können. Ferner ist es Aufgabe des Unternehmens und seiner Führung, Rechtsverstöße zu verhindern und – falls dies im Vorfeld nicht gelungen ist – diese wirksam abzustellen und eine Wiederholung eines Rechtsverstoßes auszuschließen.
Eine Haftung des Unternehmens, der Geschäftsführung und der einzelnen Mitarbeiter auszuschließen, ist Aufgabe des sogenannten Compliance-Management-Systems. Dieses umfasst typischerweise präventive Maßnahmen wie die Risikoanalyse, Schulungs- und Überwachungsmaßnahmen, die Aufklärung von Verdachtsmomenten, Audits sowie die langfristige Nachverfolgung von Risiken.
In der Praxis sind in den letzten Jahren Standards entwickelt worden (etwa ISO 19600 und IDW PS 980), welche die Einführung des Compliance-Management- Systems vereinfachen sollen. Gleichwohl empfiehlt es sich, von Anfang an Experten mit der Implementierung eines wirkungsvollen Compliance-Management-Systems zu beauftragen.
Gleich ob Sie als Vorstand, Geschäftsführung, Compliance Beauftragter oder Leiter einer Rechtsabteilung Ihr Compliance Management-System optimieren wollen – wir unterstützen Sie!
Die Risikoanalyse ist die Grundlage eines jeden Compliance-Management-Systems. Es ist unmöglich und wird auch nicht erwartet, dass ein Unternehmen jeglichen Rechtsverstoß verhindert. Es wird etwa immer Mitarbeiter geben, die mit ihrem Dienstwagen zu schnell fahren. Dies ist grundsätzlich Sache des Mitarbeiters und meist kein Fall für Compliance.
Es kommt aber darauf an, dass Sie erkennen, ob einem Fehlverhalten eine spezifische Gefährdung oder eine systematische Komponente innewohnt. Im oben genannten Fall wäre eine spezifische Gefährdung gegeben, wenn etwa Ihre Mitarbeiter ohne Führerschein fahren würden, denn als Fahrzeughalter sind Sie dafür verantwortlich, dass die Fahrerlaubnis vorliegt. Auch Geschwindigkeitsverstöße können relevant werden, etwa wenn Sie ein Transportunternehmen leiten und ihre Mitarbeitern aufgrund der engen Terminvorgaben regelmäßig zu schnell fahren müssen.
Es wird daher stets auf die konkrete Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens ankommen, welche Themen in Ihren Compliance-Management-System zu behandeln sind. Üblicherweise fallen folgende Themen in den Bereich Compliance:
- Straftaten, insbesondere Korruptionsdelikte
- Ordnungswidrigkeiten
- Kartellverstöße
- Datenschutzverletzungen
- Exportkontrolle
- Einhaltung von Umweltvorschriften
- Arbeitsrecht
- … und weitere für Ihr Unternehmen relevante Rechtsvorschriften
Wir unterstützen Sie bei der Identifizierung Ihrer wesentlichen Risiken.
Die Risiken, die Sie zusammen mit uns identifiziert haben, müssen in einem geeigneten Risikomanagement zusammengeführt werden. Dies geschieht durch Klassifizierung von Risiken, Beobachtung verschiedener Kontrollfaktoren und Ableitung geeigneter Maßnahmen. Wir unterstützen Sie bei der Einführung eines angemessenen Risikomanagements.
Ein wichtiges Tool zur Vermeidung von Rechtsverstößen ist die Einführung geeigneter Prozesse in Ihrem Unternehmen. Dies fängt an bei der dokumentierten Delegation von Aufgaben, Vertretungsbefugnissen, Auftrags- und Vertragsmanagement und geht über Kontrollen im Zahlungsverkehr bis hin zu Vorgaben im Kontakt mit den Kunden und deren Daten. Wir unterstützen Sie bei der Gestaltung und Implementierung von geeigneten Prozessen.
Ein wesentlicher Faktor für die Einhaltung von Compliance sind dokumentierte interne Vorgaben. Üblicherweise haben Unternehmen Richtlinien zum Umgang mit Vorteilen, Unterschriften, Verträgen, Dokumenten, Reisekosten etc.. Wir unterstützen Sie bei der Erstellung rechtssicherer und an Ihrer Risikoexposition ausgerichteten Richtlinien sowie bei der Optimierung Ihrer bestehenden Regelwerke.
Natürlich können nicht alle Fragen in Prozessen und Richtlinien abschließend behandelt werden. Gerade in der täglichen Praxis relevante Fragestellungen, wie etwa die Zulässigkeit eines Events, einer Sponsoring-Maßnahme oder der Informationsaustausch mit Kunden oder Wettbewerbern oder die Erhebung und Verarbeitung von Kundendaten, bringen regelmäßig schwierige Fragen im Einzelfall mit sich. Die interne Expertise einer Rechts- oder Compliance stößt hier oftmals in ihre Kapazitätsgrenze. Wir unterstützen Sie gerne mit unserer langjährigen Erfahrung und Fachexpertise.
Die Vermittlung von Inhalten, Prozessen und Richtlinien ist ein wesentlicher Baustein Ihres Compliance-Management-Systems. Wir beraten und unterstützen Sie gerne bei der Gestaltung und Durchführung eines angemessenen Compliance-Trainings-Programms.
Ein weiterer Baustein eines wirksamen Compliance-Management-Systems ist die Compliance-Kommunikation, insbesondere die Vermittlung von Inhalten, Prozessen und neuen Richtlinien. Möglicherweise sind weitere formale Schritte notwendig, wie etwa die Befassung des Betriebsrates. Wir beraten Sie bei der Gestaltung Ihrer Compliance-Kommunikation.
Auch wenn Ihr Compliance-System auf der präventiven Seite alle notwendigen Maßnahmen zur Verhinderung von Rechtsverstößen enthält, so ist es für ein wirksames Compliance-System essentiell, die Effektivität regelmäßig zu überprüfen. Neben Self-Assessments sind Compliance Audits hier regelmäßig angebracht. Eine weitere wesentliche Erkenntnisquelle ist schließlich ein Hinweisgebersystem, das etwa als Hotline oder als Ombudsmann-System ausgestaltet werden kann. Wir unterstützen Sie gerne bei Ihren Compliance Audits und bei der Einrichtung eines effizienten Hinweisgebersystems.
Auch wenn Sie einen Hinweis auf ein Fehlverhalten haben, so dürfen Sie nicht ohne weiteres Ermittlungen gegen einzelne Personen durchführen. Sowohl das Datenschutzrecht als auch das Telekommunikationsrecht und sogar das Strafrecht setzen hier enge Grenzen. Wir unterstützen Sie bei der Prüfung der Zulässigkeitsvoraussetzungen und bei der Durchführung von Ermittlungen.
Am Ende der Einführung eines Compliance-Management-Systems steht der Anfang, nämlich die erneute Risikoanalyse. Ihr Compliance-Management-System kann demnach nie zur Ruhe kommen. Gleichwohl empfiehlt sich nach Einführung der wesentlichen Elemente eine Zertifizierung Ihres Compliance-Managements-Systems durch eine unabhängige Stelle, wie etwa einen Wirtschaftsprüfer.
Eine solche Dokumentation der Einführung der notwendigen Compliance-Maßnahmen hilft – wenn Sie nachhaltig und ernsthaft betrieben wird – Haftungsrisiken deutlich zu reduzieren. Wir unterstützen sie bei der Einführung der geeigneten Maßnahmen und beraten Sie auch bei der Zertifizierung Ihres Compliance-Management-Systems durch Dritte.
Compliance ist nicht nur aus Unternehmenssicht bedeutsam, sondern auch für Individualpersonen. Jeder Vorstand und Geschäftsführer sollte sich über seine persönlichen Haftungsrisiken im Klaren sein. Die D&O‑Versicherung vermag eine Haftung wegen Compliance-Verstößen regelmäßig nicht auszuschließen. Wir beraten Sie gerne.
Wenn Sie als Mitarbeiter mit einer Compliance-Maßnahme konfrontiert werden, so kann sich dies durchaus nachhaltig auf Ihr Arbeitsverhältnis auswirken. Holen Sie im Zweifel stets frühzeitig Rechtsrat ein, damit Sie wissen, welche Rechte und Pflichten Sie haben. Wir beraten Sie gerne.
DR. RAUHAUS RECHTSANWÄLTE
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“Prozesserfolg ist keine Frage des Glücks. Die richtige Strategie ist entscheidend.”