Die Betriebskosten einer Immobilie trägt naturgemäß der Eigentümer/Vermieter. Die Vertragsparteien können jedoch – wie in der Praxis üblich – gemäß § 556 BGB vereinbaren, dass der Mieter auch die Betriebskosten trägt. Die Betriebskosten sind die laufenden Kosten zur Unterhaltung des Grundstücks. Eine entsprechende Aufstellung der Betriebskosten findet sich in der Betriebskostenverordnung, auf die in den einschlägigen Mietvertragsformularen Bezug genommen wird.

Die Betriebskosten können entweder als pauschale oder als Vorauszahlung vereinbart werden. Der entscheidende Unterschied hierbei ist, dass Vorauszahlungen nur in angemessener Höhe vereinbart werden dürfen und über diese einmal jährlich abgerechnet werden muss. Diese Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ende eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zugestellt werden. Bei Versäumung dieser Frist kann der Vermieter in der Regel keine Nachforderung mehr geltend machen.

Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter wiederum innerhalb eines Zeitraums von einem Jahr nach Zugang der Abrechnung dem Vermieter mitteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist es dem Mieter in der Regel nicht mehr möglich, Einwendungen geltend zu machen. Dies gilt jedoch nur für materielle, nicht für formelle Fehler der Betriebskostenabrechnung. Aufgrund dessen ist im Einzelfall die Unterscheidung zwischen einem formellen und einem materiellen Fehler von hoher Bedeutung, da materielle Fehler nach Ablauf der Einwendungsfrist nicht mehr angegriffen werden können, so der Mieter die verspätete Geltendmachung zu vertreten hat.

So eine Betriebskostenabrechnung formell unrichtig ist, kann der Vermieter auch bei Ablauf der Einwendungsfrist keine Nachzahlungen aus der Abrechnung gegenüber dem Mieter geltend machen. Die fehlende Ordnungsmäßigkeit kann sich allerdings auch nur auf einzelne Positionen der Abrechnung beziehen. In diesem Fall ist die Abrechnung nur hinsichtlich der entsprechenden Position unwirksam, im Übrigen bleibt sie jedoch wirksam.

Die bisherige Rechtsprechung hat von dem Vermieter verlangt, bei Angabe der Gesamtkosten einen gegebenenfalls zu tätigenden Vorwegabzug – wegen Gewerbeeinheiten oder des Vorliegens von sogenannten Wirtschaftseinheiten – für den Mieter kenntlich zu machen. Diese Rechtsprechung hat der Bundesgerichtshof nunmehr explizit aufgegeben. Zur formellen Ordnungsgemäßheit einer Betriebskostenabrechnung genügt es nunmehr hinsichtlich der Angabe der Gesamtkosten, wenn der Vermieter bei der jeweiligen Betriebskostenart den Gesamtbetrag angibt, den er auf die Wohnungsmieter der gewählten Abrechnungseinheit umlegt. Dies gilt nunmehr auch dann, wenn der Vermieter diesen Gesamtbetrag vorab um nicht auf den Mieter umlagefähige Kostenanteile bereinigt hat; einer Angabe und Erläuterung der zum angesetzten Gesamtbetrag führenden Rechenschritte bedarf es nach Aufgabe der bisherigen Rechtsprechung nun nicht mehr (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15).